Digitalisasi Arsip

Digitalisasi Arsip (maksud, tujuan dan pentingnya digitalisasi)

Digitalisasi Arsip

Pentingnya pengetahuan dan data bagi orang – orang dan lembaga adalah di luar argumen. Orang – orang atau lembaga yang dapat mengelola pengetahuan dan catatan data akan menjadi kuat. Untuk mencapai hal ini, penting secara strategis untuk melindungi pengetahuan dan catatan data atau arsip data.

Digitalisasi Arsip dapat didefinisikan ataudiartikan sebagai transfer materi cetak ke media elektronik. Digitalisasi arsip adalah salah satu teknik penting yang digunakan dalam arsip untuk melindungi bahan arsip yang unik. Selain itu, perlindungan digitalisasi material memastikan penggunaan material oleh lebih banyak pengguna. Namun, keuntungan Digitalisasi Arsip tidak terbatas pada ini.

Arsiparis dan pengguna harus mempertimbangkan poin-poin tertentu yang berkaitan dengan digitalisasi yang tentu saja merupakan proses yang komprehensif. Seperti disebutkan sebelumnya, Digitalisasi Arsip adalah proses teknis dan banyak fase yang saling berhubungan dalam proses ini. Oleh karena itu untuk keberhasilan proses ini penting bagi arsiparis dan ahli untuk preplan dan menyiapkan peta jalan. Dalam konteks ini dalam penelitian ini berjudul” digitalisasi efektif dalam arsip ” persyaratan dasar untuk proses digitalisasi yang efektif disajikan dan dikumpulkan di bawah 5 langkah dasar.

Digitalisasi dan pelestarian Digital berada di garis depan konsep kontemporer untuk arsiparis. Akibatnya, ini telah menjadi topik banyak penelitian.

Pengertian

Digitalisasi Arsip dapat didefinisikan sebagai:

  • Digitalisasi Arsip adalah proses transformasi material analog menjadi bentuk biner elektronik (Digital), terutama untuk penyimpanan dan penggunaan di komputer.
  • Proses pembuatan file Digital dengan memindai atau mengubah bahan Analog. Salinan Digital yang dihasilkan, atau pengganti Digital, kemudian akan digolongkan sebagai materi Digital dan kemudian tunduk pada tantangan luas yang sama yang terlibat dalam menjaga akses ke sana, sebagai materi “lahir Digital” (Dpconline, 2012).

Pelestarian Digital mengacu pada serangkaian kegiatan yang dikelola yang diperlukan untuk memastikan akses berkelanjutan ke materi Digital selama diperlukan. Pelestarian Digital didefinisikan sangat luas untuk tujuan penelitian ini dan mengacu pada semua tindakan yang diperlukan untuk mempertahankan akses ke materi Digital di luar batas kegagalan media atau perubahan teknologi. Materi tersebut dapat berupa catatan yang dibuat selama bisnis sehari-hari suatu organisasi; materi “born-Digital” yang dibuat untuk tujuan tertentu (misalnya sumber daya pengajaran); atau produk dari proyek digitalisasi (Dpconline, 2012).

Baca juga :  Trailer film Thor: Love & Thunder

Adrian Cunningham menyatakan elemen penting untuk arsip Digital sebagai berikut:

  • Pengetahuan tentang berbagai macam teori dan praktik pencatatan
    dan peran arsip dalam masyarakat;
  • hubungan catatan dengan yang lebih luas
    lanskap manajemen informasi;
  • proses kerja organisasi modern, kantor
    proses, dan mesin pemerintah;
  • urusan dan sejarah terkini;
  • cara kerja e-business dan e-government;
  • rezim metadata untuk penemuan, pencatatan, dan
    manajemen data;
  • kerangka hukum, peraturan, dan tata kelola;
  • teknologi informasi dan komunikasi;
  • pendekatan audit dan penilaian kepatuhan
    dan rezim;
  • komunitas dan inisiatif Digital yang lebih luas;
  • dokumentasi asal dan konteks dalam
    sistem Arsip;
  • XML;
  • pendekatan pengendalian kualitas/jaminan; dan
  • pilihan dan teknologi penyimpanan Digital.
  • keterampilan, kemampuan, dan kualitas dalam komunikasi,
    pengaruh, dan manajemen perubahan
  • konsultasi dan negosiasi;
  • fleksibilitas dan penilaian yang baik;
  • penelitian;
  • penilaian dan manajemen risiko;
  • desain dan implementasi sistem;
  • mempersiapkan kasus bisnis;
  • pemodelan dan kemampuan analitis (termasuk Analisis fungsional dan proses kerja); dan kesiapsiagaan bencana dan kelangsungan bisnis.

Ada beberapa kelemahan dari setiap teknik di institusi dan juga berlaku untuk Digitalisasi Arsip. Kerugian ini biasanya berasal dari bahan Digital dan selama proses perencanaan kerugian ini berasal dari fitur karakteristik bahan Digital harus diperhitungkan. Kelemahan tersebut adalah

  • Materi Digital hanya dapat diakses melalui mesin.
  • Materi Digital disimpan pada Kaset atau disk yang berumur pendek jika dikelola secara tidak tepat
  • Bahan Digital rentan dilupakan secara tiba-tiba karena bahan yang salah atau kesalahan operator keyboard
  • Bahan Digital sering disusul oleh versi baru dari kedua perangkat keras dan perangkat lunak dan
  • Bahan Digital sering dikelola hanya dengan buruk, jika sama sekali.

dEFINISIDIGITALISASI ARSIP
Digitalisasi yang efektif di dalam arsip

Digitalisasi Arsip adalah proses yang tidak mudah diterapkan karena seperti yang disebutkan sebelumnya teknik ini bisa mahal dan memakan waktu. Karena itu, arsiparis, manajer dan ahli harus merencanakan proses secara rinci dan menentukan peta jalan.

Baca juga :  Harga Hp lipat terbaik tahun 2022

Digitalisasi Arsip memiliki banyak keuntungan untuk bahan Arsip, pengguna dan arsiparis.

Ada banyak penelitian tentang digitalisasi dalam literatur arsip. Dalam studi fakta penting tentang digitalisasi dan bagaimana hal itu harus dilakukan ditekankan.

Poin-poin penting tentang Digitalisasi Arsip sebagai berikut:

“Penciptaan Pengganti Digital dari sumber Arsip pada dasarnya adalah proses representasi, jauh lebih menarik dan kompleks daripada hanya menyalin dari satu media ke media lainnya. Teori representasi dan literatur luas yang berasal dari mereka berada di jantung beasiswa banyak disiplin ilmu dan relevansi khusus bagi para sarjana yang bekerja terutama atau eksklusif dalam domain Digital.”

a. menentukan strategi tertulis perusahaan untuk digitalisasi

Strategi perusahaan tertulis untuk digitalisasi menentukan aturan dasar untuk implementasi proses. Oleh karena itu penting untuk menentukan strategi tertulis dan melanjutkan dengan strategi ini. Sebagian besar Arsip Nasional memiliki strategi digitalisasi. Dalam studi ini strategi dan kebijakan Arsip Nasional Amerika (NARA) dan Arsip Nasional Australia untuk digitalisasi diberikan sebagai contoh.

NARA menggunakan kombinasi lima strategi untuk mendigitalkan dan membuat kepemilikan tersedia secara online (National Archives and Records Administration , 2008: 3-4):

B. menyajikan tujuan utama digitalisasi

Tujuan utama Digitalisasi Arsip harus disajikan untuk menentukan apakah Digitalisasi Arsip benar-benar diperlukan. Penting juga untuk mengklarifikasi bahwa digitalisasi diperlukan agar institusi tidak menemui kerugian. Pada titik ini kuantitas dan kualitas bahan arsip akan menentukan. Untuk tujuan ini melakukan survei baik dengan arsiparis dan pengguna akan menjadi metode yang efisien.

C. Menganalisis Pengguna

Digitalisasi Arsip memiliki dua tujuan akhir seperti yang disebutkan sebelumnya. Ini adalah, untuk melindungi bahan Arsip dan untuk memastikan penggunaan maksimum bahan Arsip. Untuk alasan ini kebutuhan dan persyaratan pengguna adalah elemen yang mengarahkan Digitalisasi Arsip dan oleh karena itu Analisis Pengguna harus dilakukan.

Deborah Kaplan merangkum poin-poin penting tentang pengguna Arsip Digital dalam artikelnya “memilih sistem manajemen aset Digital yang tepat untuk anda’ sebagai berikut:

  • Jika Anda khawatir tentang pelestarian, maka Anda perlu memikirkan kebutuhan pengguna arsiparis.
  • Jika Anda menggunakan sumber daya untuk tujuan administratif, maka Anda perlu khawatir tentang kebutuhan pengguna dari departemen yang bersangkutan, beberapa di antaranya memiliki tuntutan hukum yang sangat spesifik mengenai privasi, retensi, dan hak cipta.
  • Untuk sumber daya yang digunakan di kelas, Anda perlu memikirkan kebutuhan pengguna instruktur dan siswa.
  • Jika Anda ingin berbagi objek Anda dengan sisa Web, maka Anda perlu memikirkan kebutuhan pengguna yang tidak terafiliasi dan apa yang Anda ingin Pelajari tentang organisasi Anda dan objek yang dibagikan.
Baca juga :  Daerah penghasil tambang emas di wilayah Amerika Serikat

D. Melakukan Analisis Kebutuhan untuk peralatan dan perangkat lunak

Proses analisis peralatan dan perangkat lunak harus ditangani sebagai pekerjaan perbaikan infrastruktur. Selama proses perbaikan ini, pertama peralatan dan kemudian perangkat lunak harus disediakan

Ada beberapa elemen utama untuk digitalisasi dalam arsip. Unsur-unsur tersebut adalah

  • daftar protokol elektronik,
  • sistem klasifikasi dan pengarsipan elektronik,
  • pemindaian Digital catatan tradisional (menurut analisis biaya / manfaat),
  • dan penciptaan dan pemeliharaan catatan dalam bentuk elektronik (dengan menggunakan tanda tangan Digital).

e. memastikan transformasi teknologi arsiparis dan pengguna

Digitalisasi menghasilkan penggunaan produk dan sistem teknologi. Oleh karena itu transformasi arsiparis dan pengguna harus dipastikan untuk mendapatkan manfaat maksimal dari catatan Digital. Program pendidikan dapat direncanakan dan dilaksanakan untuk memberikan transformasi teknologi arsiparis dan pengguna.

KESIMPULAN
Kesimpulan

Ada banyak poin yang dapat ditekankan tentang digitalisasi karena ini adalah proses yang sangat komprehensif. Poin terpenting adalah menganalisis bahan Arsip, pengguna, dan sumber daya lembaga sebelum melakukan proses karena merekalah yang penting yang membentuk digitalisasi.

Repositori Digital yang andal adalah salah satu yang misinya adalah untuk menyediakan akses jangka panjang ke sumber daya Digital yang dikelola; yang menerima tanggung jawab untuk pemeliharaan jangka panjang sumber daya Digital atas nama deposan dan untuk kepentingan pengguna saat ini dan masa depan; yang merancang sistemnya sesuai dengan konvensi dan standar yang diterima secara umum untuk memastikan pengelolaan, akses, dan keamanan bahan yang disimpan di dalamnya; yang menetapkan metodologi untuk evaluasi sistem yang; itu dapat diandalkan untuk melaksanakan tanggung jawab jangka panjangnya kepada deposan dan pengguna secara terbuka dan eksplisit; dan yang Kebijakan, praktik, dan kinerjanya dapat diaudit dan diukur.